Evaluación de impacto en la Protección de Datos (EIPD): ¿Qué es y cuándo es obligatoria?

La Evaluación de Impacto en la Protección de Datos (EIPD) es una herramienta fundamental para asegurar que las organizaciones cumplen con la normativa de protección de datos y para gestionar de manera proactiva los riesgos asociados al tratamiento de datos personales. En este artículo, explicaremos qué es la EIPD, cuándo es obligatoria, qué debe incluir y los casos específicos en los que es necesario realizar esta evaluación.

¿Qué es la Evaluación de Impacto en la Protección de Datos (EIPD)?

La Evaluación de Impacto en la Protección de Datos (EIPD), también conocida como DPIA por sus siglas en inglés (Data Protection Impact Assessment), es un proceso diseñado para ayudar a las organizaciones a identificar y mitigar los riesgos para la privacidad y la protección de los datos personales que pueden surgir de sus actividades de tratamiento de datos. La EIPD se enfoca en evaluar los efectos que las operaciones de procesamiento pueden tener sobre los derechos y libertades de las personas, asegurando que se implementen medidas adecuadas para proteger estos derechos.

Objetivos de la EIPD

1. Identificar y analizar los riesgos potenciales para la privacidad de los datos personales.
2. Evaluar la necesidad y proporcionalidad de las actividades de tratamiento.
3. Implementar medidas para mitigar los riesgos identificados.
4. Garantizar la conformidad con las normativas de protección de datos, especialmente el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
   
   

¿Cuándo es obligatoria la EIPD?

La EIPD es obligatoria en varios supuestos específicos establecidos por el RGPD. En términos generales, se requiere una EIPD cuando el tratamiento de datos personales puede resultar en un alto riesgo para los derechos y libertades de las personas. Algunos casos en los que es obligatoria la EIPD incluyen:

1. Evaluación sistemática y exhaustiva de aspectos personales:
   • Cuando se realiza una evaluación sistemática y exhaustiva de aspectos personales basados en el tratamiento automatizado, incluida la elaboración de perfiles, y sobre la que se basan decisiones que producen efectos jurídicos o afectan significativamente a las personas.
2. Tratamiento a gran escala de categorías especiales de datos:
   • Cuando se trata a gran escala datos sensibles, como datos de salud, orientación sexual, opiniones políticas, creencias religiosas, entre otros.
3. Monitoreo sistemático a gran escala de una zona de acceso público:
   • Cuando se lleva a cabo el monitoreo sistemático y a gran escala de zonas de acceso público, como la videovigilancia en áreas públicas.
4. Otros tratamientos de alto riesgo:
   • Cualquier otra actividad de tratamiento que pueda suponer un alto riesgo para los derechos y libertades de los interesados.

Casos específicos según el RGPD

El RGPD (artículo 35) establece que una EIPD es obligatoria en las siguientes situaciones:

• Evaluaciones sistemáticas y exhaustivas de aspectos personales de individuos basadas en el tratamiento automatizado.
• Tratamiento a gran escala de categorías especiales de datos personales.
• Monitoreo sistemático a gran escala de una zona de acceso público.
  
  

¿Qué debe incluir una EIPD?

Una EIPD debe ser un documento detallado que incluya varios elementos clave para asegurar que se abordan todos los aspectos relevantes del tratamiento de datos personales. Los componentes esenciales de una EIPD son:

1. Descripción detallada del tratamiento de datos:
   • Explicación de la naturaleza, alcance, contexto y fines del tratamiento de datos.
   • Identificación de los datos personales que se están procesando y los sujetos afectados.
2. Evaluación de la necesidad y proporcionalidad:
   • Justificación de la necesidad del tratamiento en relación con sus fines.
   • Evaluación de la proporcionalidad del tratamiento en comparación con los fines perseguidos.
3. Análisis de riesgos:
   • Identificación de los riesgos potenciales para los derechos y libertades de las personas.
   • Evaluación de la probabilidad y gravedad de los riesgos identificados.
4. Medidas para mitigar los riesgos:
   • Descripción de las medidas de seguridad y salvaguardias para mitigar los riesgos identificados.
   • Planes de acción para implementar estas medidas y garantizar su efectividad.
5. Consulta con las partes interesadas:
   • Inclusión de cualquier consulta realizada con interesados, representantes de los trabajadores o cualquier otra parte relevante.

Pasos para realizar una EIPD

1. Describir el tratamiento:
   • Detallar cómo y por qué se están procesando los datos personales.
2. Evaluar la necesidad y proporcionalidad:
   • Justificar por qué el tratamiento es necesario y cómo se mantiene proporcional a sus objetivos.
3. Identificar y evaluar los riesgos:
   • Determinar los riesgos para los derechos y libertades de las personas afectadas.
4. Implementar medidas de mitigación:
   • Establecer y describir las medidas que se tomarán para reducir o eliminar los riesgos identificados.
5. Documentar y revisar:
   • Registrar todos los pasos y decisiones en el informe de EIPD y revisarlo periódicamente.
     
     

Cuándo es obligatoria la evaluación de impacto sobre la protección de datos

Además de los casos mencionados anteriormente, la EIPD es obligatoria en cualquier otra situación en la que el tratamiento pueda implicar un alto riesgo para los derechos y libertades de las personas. La autoridad de protección de datos de cada país puede proporcionar listas de situaciones específicas que requieren una EIPD.

Consultas previas a la autoridad de control

Si una organización no puede mitigar los riesgos identificados a un nivel aceptable, debe consultar con la autoridad de protección de datos antes de proceder con el tratamiento. Esta consulta se conoce como «consulta previa» y está diseñada para recibir orientación y asegurar que se implementan medidas adecuadas para proteger los datos personales.

Herramienta esencial

La Evaluación de Impacto en la Protección de Datos (EIPD) es una herramienta esencial para garantizar la conformidad con las normativas de protección de datos y para proteger los derechos y libertades de las personas. Es crucial que las organizaciones comprendan cuándo es obligatoria una EIPD, qué debe incluir y cómo llevarla a cabo de manera efectiva. Al hacerlo, no solo cumplen con la ley, sino que también demuestran un compromiso con la privacidad y la seguridad de los datos personales.